Mitglieder & Kontakte

Alle, die zur Teilnahme an einem Adarvo-Thema eingeladen worden sind, gehören als Mitglieder der Gruppe dieses Themas an. Sobald jemand eine Einladung annimmt und das Thema zum ersten mal öffnet, wird für ihn automatisch ein Eintrag als "Mitglied" generiert. Nach dem ersten Öffnen des Themas erscheint für das neue Mitglieder der Themen-Einstellungs-Assistent, der nach den persönlichen Kontaktdaten fragt: der Name, unter dem man im Thema geführt werden möchte, Adresse und Kommunikationsnummern. Außerdem kann hier angegeben werden, an welche E-Mail-Adresse(n) bzw. Handynummer(n) Alarme und Benachrichtigungen geschickt werden sollen. (Im Teilen-Dialog eines Eintrags kann eingestelt werden, ob die Person, die eine Lese- oder Schreibberechtigung erhalten hat, durch einen Alarm oder eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS auf das neu für sie verfügbare Dokument hingewiesen wird).

Die oben beschriebenen Informationen können Sie in Zukunft unter Ihrem Mitglieder-Eintrag wieder abrufen und auch jederzeit ergänzen und ändern. Auch der Themen-Assistent lässt sich jederzeit wieder aus dem Menü Extras abrufen.

Die Person, die das Thema erstellt hat, gilt als dessen Administrator und hat als einziges Mitglied das Recht, neue Mitglieder einzuladen und die Einstellungen des Themas in den Thema-Eigenschaften und unter dem Admin-Link auf der internen Webseite des Themas zu verwalten. Selbstverständlich kann der ursprüngliche Administrator, der das Thema erstellt hat, auch an andere Mitglieder Administrator-Rechte vergeben oder seine Administrator-Funktion ganz abgeben. Dazu wählen Sie den Befehl Mitgliederverwaltung für ausgewähltes Thema aus dem Menü Web. Das Programm ruft daraufhin die Internetseite für die Mitgliederverwaltung auf dem Adarvo-Server auf. Hier kann der Administrator differenziert die Rechte der einzelnen Mitglieder bestimmen. Um die Administrator-Rechte zu ändern, wählen Sie den Link Whole Group. Auf der dann folgenden Seite finden Sie bei der Liste sämtlicher Mitglieder jeweils den Link Admin ein/aus.

Zusätzlich zu den Mitgliedern im Thema können in der Rubrik "Mitglieder & Kontakte" auch weitere für das Thema wichtige Kontaktadressen gespeichert werden. Mit dem Befehl Neuer Kontakt, den Sie aus dem Kontextmenü oder über den Button Neu in der Symbolleiste aufrufen können, lassen sich hier weitere Einträge erstellen.

Dokumente

Jedes Dokument, das in Ihr Adarvo-Thema übernommen wird, sei es, dass sie es selbst in Adarvo eingefügt haben oder dass es beim Synchronisieren vom Server heruntergeladen wurde, wird in die Liste der Dokumente aufgenommen, die Sie mit diesem Symbol öffnen können.

Termine

Gibt es in Bezug auf Ihr Thema einen wichtigen Termin, können Sie hier Datum und Uhrzeit für den Beginn und das Ende Termins erfassen, sowie den Ort, an dem der Termin abgehalten wird, und ihn mit beliebigen Personen verknüpfen. Mit dem Button hinter dem Feld Teilnehmer öffnen Sie in eine Liste der Mitglieder im Thema, um anzugeben wer zu dem Termin erscheinen soll. Der Termin wird automatisch mit allen hier ausgewählten Mitgliedern geteilt. Die Teilnehmer erscheinen auch im unteren Bereich des Fensters als Verweise, die mit diesem Termin verknüpft sind. Zusätzlich kann der Termin beliebige weitere Verweise z.B. auf Dokumente unterhalten. Am unteren Rand des Fensters befindet sich neben einem Button zum Drucken des Termins außerdem ein Button, um bereits in diesem Dialog Kommentare an den Termin anzufügen.

Auf Wunsch erinnert Sie Adarvo automatisch an den Termin. Sie können ein Intervall in Minuten, Stunden oder Tagen angeben.

Der ThemeManager bietet einen übergreifenden Terminkalender, in dem die Termine sämtlicher Themen gemeinsam in einer Tages-, Wochen- und Monatsübersicht angezeigt werden.

Adarvo arbeitet mit Microsoft Outlook zusammen. Wenn Sie Ihre Termine vornehmlich in diesem Programm erfassen, unterstützt Sie die Funktion LocalSync (Menü Extras), um Termine in beiden Programmen synchron zu verwalten.

E-Mails

Damit auch alle Mails, die für ein Thema relevant sind, in Adarvo integriert sind, gibt es einen eigenen Punkt "Mails". Dort können aus Ihrem Mailprogramm (z.B MS Outlook) E-Mails eingefügt werden. Es ist auch möglich, direkt aus Adarvo Mails zu verschicken.

Aufgaben

Aufgaben, die in einem Thema zu erledigen sind, können an verschiedene Mitglieder im Thema delegiert werden. Sie legen die ausführende sowie die verantwortliche Person fest, das Datum, wann die Aufgabe erledigt sein soll (Fälligkeit), wann mit der Arbeit begonnen werden soll und zu welchem Datum und welcher Uhrzeit Adarvo der ausführenden Person eine automatische Erinnerung an die Aufgabe verschicken soll.

Aufgaben können mit drei Prioritäts-Stufen versehen werden: niedrig, mittel und hoch, die als Sortierkriterium der Aufgaben dienen können. Je nachdem, welchen Fortschritt die ausführende Person bei der Realisierung der Aufgabe erzielt hat, setzt sie den Status der Aufgabe weiter: Von "Noch nicht begonnen", auf "In Bearbeitung" und schließlich auf "Abgeschlossen". Weitere möglich Stati sind "Warten auf jemand anders", "Zurückgestellt" und "Wird nicht gemacht".

Im Feld Beschreibung können Sie einen ausführlichen Text zur Aufgabe erfassen. Darunter werden die mit der Aufgabe verknüpften Verweise angezeigt, z.B. Dokumente, die für das Verwirklichen der Aufgabe wichtig sind.

Im Menü Ansicht befindet sich ein Menüpunkt Aufgaben, mit dem Sie sich die aktuellen Aufgaben im Thema komfortabel anzeigen lassen können: die eigenen erledigten oder unerledigten Aufgaben, die erledigten oder unerledigten Aufgaben, für die man selbst verantwortlich ist, sowie sämtliche unerledigten bzw. erledigten sowie auch sämtliche Aufgaben im Thema. Eine themenübergreifende Übersicht über Ihre Aufgaben bietet die Kalenderfunktion des ThemeManagers.

Wenn Sie Microsoft Outlook zur Organisation Ihrer Aufgaben einsetzen, unterstützt Sie Adarvo mit einer Reihe von Funktionen, die erlaubt, die Aufgaben in beiden Programmen parallel zu führen.

Links/URLS

Zu den meisten Themen wird auch eine Linksammlung gehören, die Sie in diesem Bereich hinterlegen können. Ein Doppelklick auf den Eintrag bringt Sie auf die zugehörige Internetseite. Durch Drücken des Adarvo Buttons im MS-Internet-Explorer kann die Linksammlung auch direkt in Internet-Explorer genutzt werden - pro Thema versteht sich.

Kommentar

An jede Datei, jeden Diskussionsbeitrag, Termin, Mail – an alle Bestandteile von Adarvo lassen sich Kommentare anheften. Dazu wählen Sie jeweils den Befehl Kommentar hinzufügen aus dem Kontextmenü. Der Befehl Diskussionsbaum aus dem Kontextmenü zeigt die an einen Eintrag angefügten Kommentare zusammenhängend an. Mit dem Symbol "Kommentare" in der Rubrik "Elemente" werden alle Kommentare eines Themas aufgelistet.

Mitteilungen

Von hier aus können Sie an alle Mitglieder eines Themas eine Nachricht, eine so genannte Adarvo Message, verschicken. Mitteilungen richten sich immer nur an einzelne Personen, sie können nicht an die ganze Gruppe der Themenmitglieder adressiert oder im Web publiziert werden.