In intensiven Arbeitsprozessen kommt es immer wieder vor, dass mehrere Personen an einem Dokument arbeiten müssen. Normalerweise bedeutet dies einen erheblichen Aufwand, sich dabei gut miteinander abzusprechen. Für Adarvo ist eine solche Aufgabenstellung jedoch kein Problem. Das Programm unterstützt diesen Prozess mit einer einfach nachvollziehbaren Logik. Der Schlüssel dabei ist der Begriff des "Originals".

Wenn ein Dokument mit der Gruppe geteilt ist, haben die anderen Mitglieder im Thema zunächst lediglich eine Leseberechtigung, d.h. die geteilten Dokumente können von den anderen zwar geöffnet, aber nicht bearbeitet werden. In der Titelleiste von Microsoft Word z.B. erscheint bei einem solchen Dokument neben dem Titel der Zusatz "schreibgeschützt". Dieses Vorgehen stellt sicher, dass niemand unerlaubt in fremde Dokumente eingreifen kann, auch wenn sie als geteilte Dokumente auf dem Server liegen.

Manchmal ist es jedoch ausdrücklich erwünscht, dass mehrere Mitglieder gemeinsam an ein und demselben Dokumente arbeiten. In diesem Fall erteilt derjenige, der das Dokument erstellt hat den Mitgliedern der Gruppe, mit denen er es gemeinsam bearbeiten möchte, eine Schreibberechtigung. Dazu doppelklicken Sie auf das Teilen-Symbol, damit sich der Dialog zur Vergabe der Berechtigungen öffnet. Dieses Fenster lässt sich auch über den Befehl Mehr aus dem Untermenü Teilen im Kontextmenü des Dokuments oder aus dem Menü des Buttons Teilen in der Symbolleiste aufrufen. Hier erteilen Sie nun die Schreibberechtigung an die gewünschten Mitglieder, indem Sie die entsprechenden Personen oder Benutzergruppen in den rechten Bereich des Fensters übernehmen und zusätzlich zu der als Standard aktivierten Checkbox "L"(esen) auch die Checkbox "S"(chreiben) aktivieren.

Wenn Sie daraufhin synchronisieren, verlagert sich das Original des Dokuments von Ihrem PC auf den Server. Nun kann jeweils eine Person aus der Runde der schreibberechtigten Mitglieder das Original zu sich auf den Rechner herunterladen und daran arbeiten. Adarvo fragte Sie beim Versuch, ein solches Dokument zu öffnen, ob es schreibgeschützt geöffnet werden soll, so dass sie es nur lesen können, oder ob das Original vom Server geholt werden soll. Den Befehl Hole Original finden Sie auch im Untermenü Teilen im Kontextmenü des Dokuments (Tastaturbefehl CTRL+ENTER). Die Tastenkombination CTRL+ENTER öffnet ein markiertes Dokument und beschafft gleichzeitig das Original.

Alle anderen Mitglieder erhalten dann beim Versuch, auf das Dokument zuzugreifen, die Meldung, dass sich derzeit das Original nicht auf dem Server befindet. Erst wenn der aktuelle Besitzer des Originals das Dokument nach seiner Bearbeitung wieder freigibt, indem er aus der Symbolleiste oder dem Teilen-Menü den Befehl Freigeben wählt und erneut synchronisiert, wandert das Original auf den Server zurück. Dort steht es wieder allen schreibberechtigten Mitgliedern zur Verfügung und jemand anderes kann sich nun das Originaldokument auf seinen PC laden.

Wenn Sie gerade das Original besitzten, ist das Dokument mit einer Krone über seinem Teilen-Symbol gekennzeichnet.

Außerdem gibt es eine "Weitere Ansicht", die alle Originaldokumente auflistet. Nachdem Sie zum ersten Mal etwas an diesem Dokument geändert haben, erhält es außerdem den Status "In Bearbeitung", so dass es nicht mehr synchronisiert wird. Erst wenn sie es ausdrücklich wieder freigeben (Befehl Freigeben aus der Symbolleiste oder dem Kontextmenü), verliert es mit der Synchronisierung auch den Status des Originals, denn nach dem Synchronisieren liegt das Original wieder auf dem Server. Sie sollten darauf achten, Originaldokumente so bald wie möglich wieder freizugeben, damit auch andere Mitglieder von ihrer Schreibberechtigung Gebrauch machen können.

Bei all diesen Vorgängen unterstützt Sie die Versionskontrolle von Adarvo, die sicherstellt, dass keine Fassung eines Dokuments verlorengeht. Jedesmal, wenn Sie oder ein anderes Mitglied, das über eine Schreibberechtigung für ein Dokument verfügt, nach der Bearbeitung ein Dokument wieder synchronisieren, behält Adarvo die vorherige Version auf dem Server bei, so dass eine Kette von allen jemals auf den Server gespielten Fassungen des Dokuments entsteht. Über den Befehl Versionierung aus dem Kontextmenü können Sie die vorherigen Versionen wieder abrufen.

Es gibt bei der gemeinsamen Bearbeitung von Dokmenten nur einen einzigen Fall, bei dem Änderungen nicht in das Dokument integriert werden können. Dieser tritt ein, wen sich das Original eines Dokuments, für das mehrere Mitglieder eine Schreibberechtigung besitzen, nicht auf dem Server, sondern bei einem der Mitglieder befindet und andere Mitglieder ebenfalls versuchen, sich das Original zu holen. In diesem Fall informiert Sie eine Meldung darüber, dass Sie zwar auf Grund Ihrer Schreibberechtigung auf das Dokument zugreifen können, aber die Änderungen des Besitzers des Originals Vorrang haben. Sie können sich zwar das Dokument auf Ihren PC herunterladen, es bearbeiten und wieder freigeben, aber wenn der Besitzer des Originals zwischenzeitlich schon wieder eine neue Version auf den Server gespielt hat, wird Ihr Dokument vom Server nicht mehr angenommen werden. Ihre Überarbeitungen bleiben dann lokal auf Ihrem PC und müssen später von Hand nochmals in das Original integriert werden. Nur falls der aktuelle Besitzer des Originals noch keine Änderungen an seinem Dokument vorgenommen hat, akzeptiert der Server Ihre neue Version, die dann beim nächsten Sync des Original-Besitzers auch auf dessen PC übertragen wird. Befand sich das Original bei seinem Besitzer jedoch bereits in Bearbeitung, wird diese neue Fassung bei der nächsten Synchronisierung schließlich Ihr Dokument auf dem Server ersetzen, so dass Ihre Fassung nicht Teil der Versionierungs-Kette wird, sondern ein vom Original unabhängiges Dokument darstellt.