Nach Installation von Adarvo zeigen viele Programme auf Ihrem Computer (z.B. MS Office) ein zusätzliches Symbol mit dem Adarvo-Logo in der Symbolleiste an. Möchten Sie z.B. ein Word-Dokument,- das Sie gerade erstellt haben, auch in Adarvo ablegen, klicken Sie in Word auf den Adarvo-Button. In dem folgenden Dialog geben Sie an, in welches Thema und welchen Ordner der ThemeMap das Dokument eingefügt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingaben - fertig. Für diesen Vorgang muss Adarvo nicht geöffnet sein.

Der Dialog Elemente hinzufügen verwandelt sich durch Aktivieren der Checkbox Weitere Optionen in einen Assistenten. Dann gelangen Sie mit dem Button Weiter zu einem nächsten Schritt, in dem Sie dem Dokument bereits jetzt einen Status zuordnen können. Wenn im ausgewählten Thema Schlagwörter definiert sind, lässt sich im nächsten Schritt die Schlagwort-Zuordnung erledigen. Der darauf folgende Schritt bietet Ihnen die Teilen-Einstellungen an. Hier entscheiden Sie, ob es sich um ein privates, ein mit der Gruppe geteiltes, ein im Web veröffentlichtes oder ein mobiles Dokument handeln soll. Wenn Sie den Radio-Button Weitere Teilen-Optionen aktivieren, zeigt Ihnen der nächste Schritt des Assistenten die Einstellungen, mit denen Sie an jedes Mitglied des Themas einzeln Lese- bzw. Schreibrechte vergeben und auf Wunsch die Benachrichtigung des Mitglieds über das neu eingegangene Dokument bewirken können. Klicken Sie abschließend auf den Button Fertigstellen, damit das Dokument mit allen gewählten Einstellungen nach Adarvo übernommen wird.

Neben dem Adarvo-Button der Windows-Programme befindet sich ein weiterer Button mit dem Adarvo-Symbol und der Bezeichnung "Aktualisieren". Dieser Befehl wird dann relevant, wenn das Dokument bereits in ein Adarvo-Thema eingeordnet wurde. Er überträgt die aktuelle Fassung des Dokuments nach Adarvo und sichert und schließt die Datei. Außerdem gibt es das Dokument in Adarvo automatisch zum Synchronisieren frei und führt eine Synchronisierung durch, so dass sich die aktuelle Fassung auch gleich auf dem Adarvo-Server befindet. Dokumente, die sich in Arbeit befinden, werden normalerweise erst wieder synchronisiert, nachdem sie ausdrücklich von Ihnen freigegeben wurden (Befehl Freigeben, den Sie aus der Symbolleiste oder dem Kontextmenü des Elements aufrufen), damit nicht halbfertige Versionen eines Dokuments auf den Server gelangen. Der Befehl Aktualisieren sollte also nur dann gewählt werden, wenn das Dokument fertig ist und Sie tatsächlich möchten, dass die aktuelle Fassung auch an andere Mitglieder der Gruppe vermittelt werden soll. Wenn Sie den Aktualisieren-Button zum ersten Mal betätigen, erscheint ein Dialog, der Sie auf die nun ablaufenden Vorgänge hinweist. Diese Meldung kann für die Zukunft deaktiviert werden.

Auch per Drag-&-Drop lässt sich ein Dokument in Adarvo einfügen. Dazu ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste aus seinem Ordner in das Programmfenster von Adarvo. Auch hier können Sie durch Fallenlassen ("Drop") direkt auf einen Ordner in der ThemeMap erreichen, dass das Dokument gleich dort eingefügt wird - andernfalls taucht es in der Ansicht "nicht eingeordnet" auf.

Möchten Sie ein bestehendes Dokument in ein Thema übernehmen, können Sie dies auch direkt in Adarvo erledigen:

Achten Sie darauf, dass ein so eingefügtes Dokument auch in die ThemeMap eingeordnet wird. Dies erledigen Sie mit Drag-&-Drop (z.B. aus der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente) an die gewünschte Stelle in der ThemeMap, oder Sie markieren einen Ordner der ThemeMap, bevor Sie den Neu-Befehl wählen.

Links oben in der Symbolleiste befindet sich der allgemeine Befehl Neu. Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie auswählen können, welches Element Sie neu anlegen möchten: ein Dokument oder eine Aufgabe, eine neue Nachricht, einen Kommentar oder einen Termin. Wenn Sie hier "Dokument" wählen, sehen Sie eine Liste gebräuchlicher Programme, die auf Ihrem Computer installiert sind. Um mit einem dieser Programme ein neues Dokument zu erstellen, geben Sie zunächst einen Dateinamen in dem entsprechenden Feld neben der Programmliste ein und starten dann das gewünschte Programm mit einem Doppelklick.

Ein auf diesem Weg erstelltes Dokument ist nach dem Speichern bereits in Adarvo eingefügt und findet sich in der Dokumentenliste oder den zuletzt verwendeten Dateien. Sie müssen ihm nur noch einen Platz in der ThemeMap zuweisen

Der Dialog bietet auch die Möglichkeit, bestehende Dokumente in das Thema einzufügen. Öffnen Sie dazu mit dem Button neben dem Feld oder bestehendes Dokument hinzufügen einen Dateidialog, und wählen das gewünschte Dokument aus.

Fügen Sie ein Dokument aus einem anderen Programm wie Word, Excel, Photoshop etc. in Adarvo ein, so werden Sie bereits bei diesem Vorgang nach dem Ziel-Ordner in der ThemeMap gefragt. Der Dateiname ist also bereits in der Ordnerstruktur des Themas einsortiert. Selbstverständlich kann das Dokument auch aus der Gesamtliste der Dokumente in dem betreffenden Adarvo-Thema aufgerufen werden. Außerdem finden sich neu eingefügte Dokumente bei den zuletzt verwendeten Dateien. Wählen Sie direkt in Adarvo über den Befehl Dokument hinzufügen eine Datei aus, gelangt sie nur dann in die ThemeMap, wenn Sie vor dem Ausführen dieses Befehls dort einen Ordner markiert hatten. Ansonsten findet sich die Datei lediglich in der Gesamtliste der Dokumente, der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente sowie in der Liste der nicht eingeordneten Einträge. Von dort kann das Dateisymbol in die ThemeMap mittels Drag-&-Drop einsortiert werden.

In Adarvo werden nur Verweise (Alias) auf Dateien gespeichert. Wenn Sie z.B. in Microsoft Word eine Textdatei anlegen und diese in Adarvo einfügen, bleibt die physische Datei selbstverständlich dort, wo sie auf Ihrer Festplatte bzw. Ihrem Server gespeichert wurde, z.B. im Ordner "Eigene Dateien". Das Adarvo-Thema unterhält lediglich eine unsichtbare Verbindung – einen Link – zu dieser Datei. Was Sie in Adarvo sehen, ist ein Dateisymbol, hinter dem sich der Pfad zum realen Speicherplatz der Datei verbirgt. Mit einem Doppelklick auf das Symbol kann das Dokument aus Adarvo jederzeit aufgerufen und in dem dazugehörigen Programm bearbeitet werden.

Wenn Sie ein "Dokument" aus Adarvo löschen, muss das nicht heißen, dass es auch von Ihrer Festplatte gelöscht wird. Wenn Sie bei einem Dokument den Befehl Löschen aus dem Kontexmenü wählen, fragt Sie das Progamm, ob es nur aus dem aktuellen Ordner der ThemeMap entfernt, oder ob die Datei tatsächlich von der Festplatte gelöscht werden soll. Im ersten Fall wird lediglich die Verbindung von Adarvo zum Dokument gelöst und das Dokument-Symbol im Thema nicht mehr angezeigt. Das Dokument selbst bleibt erhalten.

Ein Dokument hat in Adarvo auch nicht einen eindeutigen Ort: Unter Umständen liegt es sowohl in der Dokumentenliste, als auch in der Liste der zuletzt verwendeten Dokumente sowie in der Liste der zu synchronisierenden Dokumente etc. Außerdem kann es in die ThemeMap einsortiert und bei Bedarf dort durchaus in mehreren Ordnern abgelegt werden. Adarvo ist keine Dateien-Ablage, sondern ein flexibles Organisationssystem, das verschiedene Ansichten auf die Dokumente eines Themas ermöglicht.